MBI aide à relancer la procédure d'examen des plans qui était dans l'impasse
MBI a travaillé avec des entreprises modulaires régionales pour que l'État de Washington fasse appel à des examinateurs tiers.
L'un des principaux avantages de la construction modulaire est la rapidité. Par conséquent, lorsque le processus de construction des bâtiments modulaires est ralenti pour quelque raison que ce soit, les fabricants de modules et leurs clients sont mécontents. C'est ce qui s'est passé dans l'État de Washington l'année dernière, lorsque la procédure d'examen des plans a été bloquée.
Alan Rasmussen est vice-président de la production chez Modern Building Systems, dont le siège se trouve dans l'Oregon. Modern fournit de nombreux bâtiments à des clients de l'État de Washington. Le département du travail et de l'industrie de l'État de Washington dispose d'un programme Factory-Assembled Structures [FAS] qui examine les plans de construction pour s'assurer qu'ils sont conformes au code. Les inspecteurs visitent l'usine en Oregon et, lorsque les modules passent l'inspection, les insignes de l'État de Washington sont délivrés et apposés sur chaque module.
Le département du travail et de l'industrie de l'État de Washington craignait d'abandonner le contrôle de ses examens de plans. "Mais nous leur avons présenté la norme ANSI et expliqué comment ils pouvaient responsabiliser les tiers", explique Jon Hannah-Spacagna, directeur des affaires gouvernementales de MBI. "Le recours à des tiers ne signifie pas une perte de contrôle. Il s'agit simplement d'une ressource qui soulage le stress des employés et aide les plans des entreprises à être examinés plus rapidement. Tout le monde y gagne.
Manque de personnel
Les délais d'approbation des plans étaient auparavant d'environ quatre semaines. Mais, selon M. Rasmussen, "au cours des dernières années, des réviseurs de plans de longue date sont partis à la retraite et ils ont eu du mal à les remplacer".
Les délais ont commencé à s'étirer sur six, huit, voire douze semaines. "Au cours de l'été 2021, ils se sont même allongés", explique M. Rasmussen. "Le COVID et les exodes du personnel ont également eu une incidence sur les délais d'examen. À l'automne et à l'hiver 2021, les examens duraient 24 semaines.
"À l'automne et à l'hiver 2021, les examens duraient 24 semaines.
Alan Rasmussen, vice-président de la production chez Modern Building Systems
Autres facteurs
Outre le manque de personnel, d'autres facteurs ont contribué à ce ralentissement. M. Rasmussen explique : "Pendant un certain temps, ils ont eu recours à des réviseurs tiers comme option accélérée, et nous y avons eu recours. Cependant, ils ont décidé de ne plus l'autoriser, et la situation s'est encore détériorée". Bien que les règles de l'État autorisent les inspections par des agences tierces, les autorités étaient réticentes à y recourir, préférant que le travail soit entièrement effectué au sein du département.
Le système papier du ministère y a également contribué. Dans de nombreux États, les plans sont soumis par voie électronique. Mais à Washington, il fallait imprimer plusieurs jeux de plans et les envoyer par la poste. "À cause de COVID, tout le monde travaillait à distance, ce qui augmentait les délais", explique M. Rasmussen. "Un administrateur se rendait dans leur bureau une fois par semaine pour collecter les copies papier envoyées par la poste et les distribuer.
Clients mécontents
Les clients de Modern à Washington avaient besoin des bâtiments qu'ils avaient commandés, parfois pour disposer d'un espace supplémentaire afin de se distancer physiquement. Certains de ces clients étaient des organismes publics, tels que des districts scolaires. "L'un des districts scolaires avait commandé des bâtiments en mars 2021 pour faire face à la surpopulation. Normalement, nous devrions construire en juin et installer en juillet", explique M. Rasmussen. "Mais nous n'avions toujours pas reçu de réponse pour l'examen des plans à ce moment-là.
Outre les districts scolaires, d'autres clients ont commandé des bâtiments, notamment le Washington Fish and Wildlife Department, des tribus amérindiennes et des municipalités de tout l'État. M. Rasmussen était prêt à tout pour que les projets soient construits et installés pour ses clients. "La situation était si grave que je passais des heures par jour à réorganiser l'ordre de production, à répondre aux appels des clients concernés et à essayer de résoudre le problème. C'était un véritable calvaire.
Faire équipe
M. Rasmussen a reçu un appel de Paetra Orueta de Blazer Industries, une autre entreprise de fabrication modulaire de l'Oregon. Elle rencontrait les mêmes problèmes et ils ont décidé de travailler ensemble. "Nous avons tous deux passé des appels téléphoniques, écrit des courriels, etc. Nous parlions ensuite des réponses que nous recevions. Mais cela devenait compliqué", explique Mme Rasmussen. Ils ont décidé qu'ils avaient besoin d'un seul point de communication, afin de ne pas poser les mêmes questions et de ne pas obliger le service à se répéter.
"Mais nous sommes tous les deux très occupés à gérer des entreprises en ces temps difficiles", explique M. Rasmussen. M. Rasmussen et M. Orueta ont donc imaginé une autre solution : "Nous avons demandé à Jon, de MBI, de nous aider".
Jon Hannah-Spacagna, directeur des affaires gouvernementales de MBI, les soulagerait, et ils ont également pensé qu'il serait utile d'avoir un tiers qui communique avec l'État - quelqu'un qui n'a pas d'intérêts commerciaux en jeu.
Comme le dit Hannah-Spacagna, "le département d'État sait que je n'ai pas de peau dans le jeu. Je n'ai pas de millions de dollars de projets en jeu, ni de patron qui fait pression sur moi pour que les projets de mon entreprise soient menés à bien. Cela me permet de les aborder de manière pragmatique et cordiale : Il y a un problème, travaillons ensemble pour trouver une solution qui soit bonne pour tout le monde".
Avant que Hannah-Spacagna n'intervienne, la frustration, l'investissement en temps et le stress liés à l'impact sur son entreprise risquaient d'affecter la communication de M. Rasmussen avec l'État. "Je devenais un peu irritable dans mes courriels. Le fait que Jon s'occupe de tout cela a été une bonne chose.
"Le département d'État sait que je n'ai pas de peau dans le jeu. Je n'ai pas de millions de dollars de projets en jeu, ni de patron qui fait pression sur moi pour que les projets de mon entreprise soient menés à bien. Cela me permet de les aborder de manière pragmatique et cordiale : Il y a un problème, travaillons ensemble pour trouver une solution qui soit bonne pour tout le monde".
Jon Hannah-Spacagna, directeur des affaires gouvernementales pour l'Institut de la construction modulaire
Solutions
"L'État disposait de sept examinateurs à temps plein. À la fin de l'année 2021, il n'y avait plus qu'un réviseur à temps partiel", explique Mme Hannah-Spacagna. À ce stade, l'arriéré était énorme et l'effet sur les clients était dévastateur. C'est pourquoi les responsables du programme FAS ont discuté de la question avec leurs groupes de travailleurs publics et ont accepté d'instituer une "règle d'urgence" temporaire pour rattraper le retard.
Pendant 120 jours - du 20 décembre 2021 à la mi-avril 2022 - la règle permet aux clients tels que Modern et Blazer d'utiliser des évaluateurs tiers approuvés. Pour en arriver là, il a fallu rassurer l'État sur la sécurité du recours à des tiers, et c'est là que les relations de Hannah-Spacagna avec l'industrie se sont révélées précieuses. "J'ai coordonné des conférences téléphoniques avec d'autres agences qui utilisent des réviseurs tiers. Elles ont partagé leurs expériences et expliqué leur fonctionnement."
Le département était inquiet à l'idée d'abandonner le contrôle de l'examen des plans. "Mais nous leur avons présenté la norme ANSI et expliqué comment ils pouvaient responsabiliser les tiers", explique Mme Hannah-Spacagna. "Le recours à des tiers ne signifie pas une perte de contrôle. Il s'agit simplement d'une ressource qui soulage le stress des employés et aide les plans des entreprises à être examinés plus rapidement. Tout le monde y gagne.
Pour les bâtiments éducatifs, médicaux ou institutionnels, l'État était légalement tenu d'effectuer ses propres vérifications électriques, de sorte qu'il avait initialement déclaré ne pas pouvoir faire appel à des vérificateurs tiers pour ces bâtiments. Or, la plupart des bâtiments en souffrance appartenaient à ces catégories !
Un compromis a été trouvé : Des tiers effectueraient les examens structurels, mécaniques, de plomberie, d'incendie et de sécurité des personnes, et l'État procéderait à son propre examen électrique. Ces deux examens pourraient avoir lieu simultanément, ce qui est beaucoup plus rapide que de les effectuer l'un après l'autre.
Aujourd'hui et demain
M. Rasmussen indique que les examens électriques de l'État ne prennent plus que quelques semaines et que les examens par des tiers ne prennent plus que deux à quatre semaines.
En outre, l'État de Washington "permet également aux services de l'Oregon et de l'Idaho, avec lesquels ils ont déjà conclu des accords de réciprocité, de procéder à des examens", explique Hannah-Spacagna. Enfin, la dernière pièce du puzzle est que le programme FAS accepte désormais les soumissions électroniques.
Hannah-Spacagna ajoute : "Nous continuons à discuter avec l'État de Washington et nous espérons que l'autorisation des examinateurs tiers deviendra permanente."
A propos de l'auteur : Zena Ryder est rédactrice indépendante, spécialisée dans la rédaction d'articles sur la construction et pour les entreprises de construction. Vous pouvez la trouver sur Zena, Freelance Writer ou sur LinkedIn.
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